Com o alto volume de tarefas no ambiente profissional é preciso estabelecer prioridades. Saiba como se organizar para ser ainda mais produtivo
Você dá conta de todas as atribuições no seu emprego? Com atividades diárias, projetos, novas demandas e imprevistos é comum o volume de tarefas oscilar. O que não muda, no entanto, é o fato de o mercado de trabalho absorver quem o alimenta com bons resultados. Como fazer, então, para priorizar entregas e se destacar produzindo de maneira saudável?
A resposta depende do cenário em que a pessoa está inserida, mas um método que faz toda a diferença é o autogerenciamento. Seja você chefe ou colaborador, vale a pena adotá-lo em seu dia a dia. E isso não tem a ver com desrespeitar hierarquias, mas sim entender como ser mais produtivo.
Um autogerenciamento bem-sucedido requer organização. Para inseri-lo em sua jornada, o primeiro passo é listar todas as funções atribuídas a você. Comece com as que são diárias, como responder a e-mails, acessar um programa específico, falar com clientes e entregar relatórios. Esses são alguns exemplos, mas cada cargo tem as atividades que precisam ser feitas diariamente.
Em seguida, reflita sobre as entregas que costumam ser realizadas uma vez por semana e/ou por mês em seu departamento. Entram, aqui, cobranças feitas oficialmente (por e-mail, por exemplo) ou que chegam a você em forma de orientação (em uma conversa ou reunião). E aí está a importância de anotar toda e qualquer informação relevante sobre seu emprego. Isto porque nem tudo será passado a você de modo que fique registrado. Na correria do expediente, muitas coisas são “apenas” faladas, mas os resultados serão cobrados, então é bom se prevenir.
Com as tarefas básicas elencadas, é hora de pensar nos projetos em andamento e os que você vai desenvolver. Nesta categoria entram os planos com datas definidas, de curto, médio e longo prazos. Organize-os por ordem de prioridade e entrega para dedicar-se a eles com frequência, sem atrasos.
Você também pode incluir nesta relação as ideias que surgirem pelo caminho. Tê-las reunidas em um só lugar o ajuda a não esquecê-las, afinal, um pensamento registrado pode render um case de sucesso.
SEU PAINEL DE CONTROLE
Com tantos dados sobre suas atribuições, fica fácil perder o controle das responsabilidades e entregas. De nada adianta ter tudo anotado se não for em um ambiente funcional, organizado e até intuitivo.
Aderir a um sistema, programa, app ou site para administrar as funções profissionais é uma escolha pessoal (a não ser que a empresa já tenha um específico como regra). E é importante sentir-se familiarizado com o recurso tecnológico escolhido, pois ele será seu “painel de controle”.
Existem diversas opções gratuitas e algumas que você até conhece, mas talvez não tenha pensado em usá-las a seu favor. É o caso do Microsoft Excel, que permite organizar dados em planilhas personalizadas. A vantagem é que você pode criar uma “aba” para cada assunto e alterar a ordem do conteúdo de forma simples e rápida. Além disso, é possível usar cores para setorizar informações e tornar a experiência mais organizada e dinâmica.
Na esteira de ferramentas grátis para centralizar o autogerenciamento, outras que se destacam são o Google Keep e o Trello.
A primeira tem uma interface simples e funcional que se baseia em “post-its”, os famosos blocos autoadesivos para escrever lembretes. O Google Keep permite a criação de marcadores, dispostos em um menu de rápido acesso, que etiquetam as informações com os nomes que você definir. Também é possível escolher uma cor para cada “post-it” para obter uma organização visual e funcional. Alguns outros recursos são as listas (com caixas de seleção), gravação de áudios, inserção de fotos e anotações à mão no estilo Microsoft Paint. Ele pode ser utilizado no desktop, pelo site, e na versão app.
A usabilidade do Google Keep é simples e ele serve, inclusive, para organizar a vida pessoal e acadêmica. Já o Trello, embora também seja intuitivo, tem um perfil mais profissional, sendo indicado para trabalhos em equipe. Ele permite registrar dados em cartões que são fixados em “quadros” e que podem ser movimentados com poucos cliques. É como se a informação de determinado cartão, ao ser atualizada, mudasse de fase, avançando para o próximo quadro. Desta forma você consegue organizar suas atividades e ter uma visão clara do estágio em que elas se encontram. As inserções feitas por você e por sua equipe no Trello são atualizadas automaticamente para que todos saibam o que está acontecendo.
Há outras ferramentas úteis no mercado para centralizar informações, gratuitas e pagas. Seja qual for a escolhida, o importante é que ela seja útil e faça sentido para você. O seu autogerenciamento só vai funcionar se você tiver uma visão panorâmica de tudo o que deve ser feito, em qual ordem e com qual prazo.
PROATIVIDADE
“Capacidade que alguém ou algo tem de fazer com que determinadas coisas aconteçam ou se desenvolvam”.
Ser proativo significa tomar atitudes. Quando você cria o hábito de ir em busca de soluções para imprevistos, seu desempenho flui melhor. No trabalho em equipe é fundamental que cada um faça a sua parte, embora seja natural (e necessário) precisar de ajuda em alguns momentos. O problema é quando você se acomoda e pede “socorro” em qualquer situação, da mais simples a mais complexa. Confira, a seguir, algumas dicas para ser mais produtivo e um profissional de destaque!
✔ Tenha em mente que seu autogerenciamento, por mais útil que seja, não pode desrespeitar hierarquias;
✔ Crie seu próprio método de organização, no programa, site ou app que seja mais prático para você (a não que a empresa defina uma ferramenta como padrão para todos);
✔ Tire todas as dúvidas necessárias sobre suas tarefas antes de listá-las ou de começar a dedicar-se a cada uma delas;
✔ Faça uma relação de atividades por ordem de prioridade e prazos;
✔ Vá em busca de informações antes de pedir ajuda para algo que, no fim das contas, você viu que era “simples”. Para coisas técnicas, por exemplo, o YouTube é uma ótima ferramenta;
✔ Recalcule sua rota sempre que necessário. Se algo está atrasando suas atribuições, reflita sobre a melhor maneira de ganhar tempo e evitar obstáculos;
✔ Analise suas funções e identifique quais tomam mais o seu tempo. A parti daí, pense em como ser mais rápido sem perder a qualidade;
✔ Busque o seu desenvolvimento sempre que identificar falhas no percurso, seja assistindo a tutoriais, fazendo cursos ou pedindo ajuda a quem entende mais sobre o assunto;
✔ Saiba quando e para quem pedir “socorro” quando precisar. Ser autodidata é uma qualidade, mas fique atento aos prazos e ao nível do seu trabalho;
✔ Não tenha vergonha de fazer perguntas, mas use o bom senso para não atrapalhar sua equipe;
✔ Ctrl+c e Ctrl+v: se você costuma responder a vários e-mails e mensagens com conteúdos iguais, deixe os textos preparados em um bloco de notas (ou na ferramenta de sua preferência) no computador/celular. Isso fará com que você siga um padrão e seja mais rápido, mesmo que precise personalizar alguma parte da mensagem;
✔ Sempre que puder, adiante tarefas e aprimore o conteúdo delas dentro do prazo, assim seus resultados terão mais qualidade ao entregá-los;
✔ Anote suas ideias quando tiver inspirações para dedicar-se a elas nos momentos mais oportunos;
✔ Compartilhe seu desenvolvimento com seus superiores. Você pode acabar dando ideias a eles e ganhando destaque em seu ambiente corporativo!
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